عمليات ما قبل الوصول:
الباحث: حاتم محمدرضا خلف العلي
إشراف
أ.م.د. فواز حمدان عبود
هي العمليات التي تتم من قبل المكاتب الأمامية قبل وصول النزيل أو إلى الفندق وهي تتم بشكل متسلسل ومتتابع ابتداء من نشوء الاتصال بين النزيل والفندق حتى وصوله إلى الفندق وهي كالتالي:
أ-عمليات الحجز : هو بداية نقطة اتصال بين النزيل والفندق فمن خلال عمليات الحجز يتم استلام طلبات الحجز ثم العمل على موائمة هاته الطلبات بالغرف المتاحة في الفندق، بعد ذلك تتم عملية تسجيل بيانات النزيل وتعبئة استمارة الحجز، تأكيد الحجز وإعداد خطاب تأكيد الحجز وإرساله إلى النزيل، تسجيل الحجز في سجل الحجز وإرسال كشوف بالجوازات إلى قسم الاستقبال.
ب-الصراف: ويتم ذلك باستلام وتسجيل مقدم الدفع عند تأكيد الحجز وتسجيله باسم العميل على رقم الحجز الذي أعطي له.
ج-عمليات قسم الاستقبال: دور قسم الاستقبال فيما يتعلق بعمليات ما قبل الوصول يكون بمراجعة كشوف النزلاء المتوقع وصولها خلال اليوم وتحديد الغرف على لوح الغرف لكل عميل متوقع وصوله، والتأكد من تنفيذ الطلبات الخاصة التي يطلبها النزلاء أثناء عمليات الحجز والتنسيق مع سائقي الفندق الاستقبال النزلاء وإحضارهم إلى الفندق في حال طلبهم خدمة التوصيل، مراجعة قائمة الضيوف المهمين المتوقع وصولهم والتأكد من جاهزية الغرف من خلال الاتصال بقسم الإشراف الداخلي وأيضا يقوم هذا القسم في معظم الأوقات بتجهيز استمارة التسكين في انتظار وصول النزيل.
